A digitalização de documentos resulta em uma surpreendente eficiência na gestão das  informações vitais da empresa e ainda, maior redução nos volumes de armazenagem de documentos físicos.

 Em Curitiba, nos próximos anos, a digitalização de documentos deve alcançar níveis de utilização cada vez maiores, em todos os segmentos de atividades.

 Para atender esta demanda crescente de Curitiba, a Preservar Arquivos, está estruturada para levar a seus clientes uma solução prática e eficiente, podendo flexibilizar estas atividades de acordo com as necessidades dos mesmos.

Resultados com a digitalização de documentos:

• Racionalização do espaço físico na armazenagem de documentos
• Melhoria nas práticas metodológicas da gestão da informação
• Acesso múltiplo e simultâneo a documentos e informações
• Possibilidade de reutilização rápida das mesmas informações
• Proteção do conhecimento organizacional.
• Padronização, otimização e automatização dos processos organizacionais.
• Rastreabilidade e acesso aos registros documentais associados aos processos organizacionais
• Qualificação do processo decisório em decorrência do acesso à informação útil
• Melhoria do clima organizacional formando uma cultura de aprendizagem constante

Rotinas do processo de digitalização de documentos:

• Planejamento dos procedimentos a serem adotados, para implantação ordenada e estruturada dos serviços
• Definição do formato de indexação aplicável a cada documento
• Execução das atividades de digitalização, incluindo preparação dos documentos, escaneamento, tratamento das imagens, controle de qualidade, indexação por lote de documentos e migração das imagens e dados para o sistema Web;
• Treinamento dos usuários para consulta ao sistema e visualização das imagens pesquisadas.

DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS (Certificação Digital)

O Certificado Digital é uma credencial que identifica uma entidade, seja ela empresa, pessoa física, máquina, aplicação ou site na web. A digitalização de documentos em meio eletrônico seguro, permite ao usuário se comunicar e efetuar transações na internet de forma mais rápida, sigilosa e com validade jurídica.

Em Curitiba, já existem diversas Autoridades Certificadoras – AC que estão habilitadas perante a Receita Federal do Brasil, e de acordo com as normas da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil)

“ Tecnologia que oferece sigilo, agilidade e validade jurídica em transações eletrônicas.”

O arquivo de documentos digitalizados gerado pelo Certificado Digital contém um conjunto de informações que garante a autenticidade de autoria na relação existente entre uma chave de criptografia e uma pessoa física, jurídica, máquina ou aplicação.

Os Certificados Digitais são compostos por um par de chaves (Chave Pública e Privativa) e a assinatura de uma terceira parte confiável - a Autoridade Certificadora – AC.